GTD读书笔记2
收集阶段
外在的收集过程
- 一眼分辨出无用的东西直接扔掉
- 谨防掉入打扫和整理的误区
- 谨防收集过程被”不能再忘”的事情打断
内在的收集过程
- 收集过程中不要在意事情的大小,注重数量,全部记录.
理清阶段:清空你的工作篮
方法指导
从最上面一项开始
- 你必须尽最大可能迅速完成清空工作蓝的工作,而且不回避对任何一件事的处理
- 从一端入手,按顺序一次只处理一件事.
- 每次只处理一项内容可以迫使你集中全部注意力做出判断.注意力是确保解决问题提的必要条件.
永远不要放回工作篮子
- 如果你每次一意识到某件事情就立即去着手完成,那你的效率会非常低,而且这也是不可能的.
- 认知疲劳:你所做出的每个或大或小的决定都会一定程度上消耗你的脑力.决定对”电子邮件”或者其他任何一件事情不作处理,本身就是一个决定,会消耗你的精力.
如果不需要付诸行动
垃圾
- 一段确定某项事务永远不需要付诸行动,鉴于你的个人喜好以及存储和利用资源的能力,在是否保存某一资料这个问题上,你就有很大的选择空间
- 你创造了一个包罗万象的浩瀚图书馆,但是你限制了他发挥作用的能力,而这种能力对你而言是非常重要的.就像我在前一章指出的哪样,此时的关键是定期审查和清理过时的信息,并进行有意识的前期过滤.
待酝酿的事务
- 这类事务属于”目前没有什么可做的,但是,也许今后会有用.
- 面对这些事务,你有两个选择:
- 把他们记入”将来/也许”清单
- 把他们的提示内容写入日程表或者”备忘录”
- 这个酝酿程序的目的在于:让你现在暂时保妥这些事情的压力,并且让你相信自己的系统会在指定的时间提醒你完成这些事情.
参考资料
- 这类事务属于”并不要求你采取任何行动,但是对某些项目和主图具有潜在的价值,今后还可以提供一些极为有用的信息”
- 一个归档系统能够全速运转的因素:少于60s/让你乐于使用/就在手边/一般性归档.
- 保持有效性的关键,就是定期回顾我们的数据及其组织形式,保持其即时性和适用性.
如果需要采取行动
- 下一步行动必须是可执行的具体行动
- 一旦你确定了下一步行动,你面临三种选择:
- 立即执行(两分钟内可以完成)
- 委派他人(自己不是完成任务的最佳人选)
- 推迟执行,把任务放在你的组织系统中,在日后有时间在完成.
立即执行
- 两分钟原则的远离:对于任何任务,保留/跟踪/最后完成它所花费的时间,要比立刻完成它花费的时间更长——换句话说,这是一条提高效率的捷径.
- 只有行动才能掌握世界,而不是思考.手比眼更重要…..手是思想的利刃.——J布朗劳斯基
委派他人
- 委派他人方式的排序
- 电子邮件(方便纳入文件管理/留下电子记录/方便处理)
- 字条(方便纳入文件管理/字条本身可以作为提示信息)
- 语音留言或者短信(不推荐.缺点:不方便查询/表达模糊)
- 直接交谈(优点:时效性.缺点:必须打断双方工作/不会留下记录)
- 跟踪委派他人处理的工作
- 将委派给他人的工作放入”等待”清单.
- 在没分委派给他人处理的任务上表明具体的日期,这一点非常重要.在你的所有资料中,这类委派任务是最需要标注日期的(“但是我已经在3月12日就给你打电话预约了啊”)
明确你手中的项目
- 重申”项目”的含义：它是指你所承诺的、需要完成多步行动才能到达的目标。
- 定义项目的意义：如果你决定执行的“下一步行动”无法达成你的预期目标，你就需要以某种方式来提醒自己，知道你最终实现它。
- 列出项目清单的目的并不是要划分不同任务的优先次序，他只是为了确保你不会忘记这些任务。
- 在哪个步骤建立项目清单都没有关系。项目清单是你进行工作回顾的重要内容，他能让你明白自己身处何处，要去何方，并让你保持一种掌控每周生活的感觉。
组织整理,建立好清单
- 一个完整的、没有漏洞的组织整理系统，可以让大脑彻底摆脱那些低层次的思维，把精力投入到那些更重要的事情中，并且不会留下任何未经处理的事务来分散你的精力
- 你的组织整理系统一定要比你的大脑更可靠，这样你才能信任它、依赖它，这也是实现上述目标的基本前提。
- 组织整理意味着让某个是想所处的位置与其意义相匹配。
- 拥有完善的组织整理系统，你才有精力去放眼更宏观的问题，大脑在记忆或提醒方面的持续压力才能得到释放。
八个基本分类
- 项目清单
- 项目的辅助资料
- 记录在日程表中的行动和信息
- 下一步行动清单（一个或者多个）
- 等待清单
- 参考资料
- “将来/也许“清单
界线的重要性
- 就组织整理而言，首先要捕捉你和未尽事宜之间的具体关系。如果你忽视了这个分类流程，将不同种类的事情列入同一个清单，你往往会对这些事情无动于衷。
你需要的仅仅是清单和工作夹
- 对于许多人的组织整理工作而言，强行对事情进行排序正式导致挫败感的根源。
- 事实上，当你看到整个清单时，完全能够根据实际情况快速找出其中最重要的事情，并让你在回顾的时候有一个依据和参照。
- 清单的三种形式：
- 一个文件夹或者容器，每页纸记录一件事情，这些事情都具有相似的特性并且归于一类。
- 在一张有标题的纸上列出确切事务列表
- 一个保存在软件程序后者数字移动设备中的项目列表。
组织整理行动提示信息
纳入日程表的提示信息
- 行动可以分为一下两种类型，纳入日程表的为前者：
- 对执行时间有刚性要求的
- 没有指定时间、越快完成越好的
- 日程表只记录对时间有刚性要求的事务。
- 将日程表当做一个神圣不可起凡的圣域吧（-。-），切不可将那些没有硬性时间要求的事务写入其中。
需要尽快完成的行动提示信息（ASAP行动）
- 管理ASAP行动的最好方法是，将它们按照情境进行分类—-所谓的情境，就是完成该行动所需要的工具、地点或者情形。
- 如果你只有25个下一步行动在等待执行，那么一个“下一步行动”清单就足够了；如果你手上有50甚至100个，你很难在庞大的清单中看到你应该看到的东西，这时候按照情境分类，比如一个“外出事宜”清单比一个包含大量不相干任务的清单更加方便。
- 从一种工作状态离开并进入另一种工作状态所花费的时间和精力要比一般人想象的多得多，这会造成巨大的浪费。
- 有关行动提示的常见分类
- 电话
- 在电脑旁(可以细分出一个”在线”分类)
- 外出事宜
- 在办公室时(杂事)
- 在家时
- 议事日程(按照人员或者会议分类)
- 阅读/回顾
- 你的职责范围越广,你在组织中的地位越高,你就越能通过与他人沟通和商议把事情搞定.
- 如果在某一段时间内,你会与某个人进行频繁的接触,你也应该在此次期间保存一个关于此人的清单.
- 那些最不擅长利用时间的人总是第一个跳出来抱怨时间不够用.
- 如果你的阅读资料没有明确的界限(未做到明确的分类),那么这肯定会让你对这堆资料逐渐变得麻木,并最终导致系统全面失控.而有了清晰的边界,至少能让你准确了解其中包含的内容和存货数量.这样一来,你就可以根据自己的阅读能力来调整阅读资料的数量,你能更准确地判断那些资料需要保留,那些应该扔掉了.
- 由于生活中充满了这种可以利用的时间片段,那些手边缺少”阅读/回顾”资料的人只会让这些时间白白浪费.
组织整理”等待”清单
- 等待清单上的事情,应该是那些你不关心过程,只关心结果的事情.
- 对他人做出的承诺进行跟踪管理,可以避免因为他们不兑现承诺而导致的危机.
- 清单上每个项目的时间要求,以及商定的所有截止期限尤为重要.
使用原始信息作为它自身的行动提示
- 跟踪任务最高效的方法就是,当提示信息出现的时候,就第一时间将其相关行动列入清单或存入文件夹.
- 对材料进行组织整理的主要目的是减轻认知负荷,不必再不断的思考”我需要怎么处理它”.
组织整理项目提示信息
“项目”清单中不应该包含项目执行的具体细节和方案,也不应该按照重要性、大小、紧急程度来排序——骑士他就是一个包含了所有未完成任务的目录。
“项目”清单的意味着你可以凭借它来宏观控制各个项目的进度，并确保各个项目都处在自己的掌控之中，同事它也能让你对工作量有一个客观的认识。
随意用项目清单的利用
- 对于控制和关注至关重要
- 缓解微妙的紧张关系
- 每周回顾的重点一目了然
- 促进关系管理。
三个主要领域发现”隐藏”项目:
当前活动
有些项目需要从你简单保存的日成功表、行动清单和工作区中手机
较高视野的利益和承诺
你或许有一个好几回，可以从更长远和更重要的角度，即职责、目标、愿景及核心价值观，来敏锐地关注你的某些项目和星球
当前的问题和机会
一个丰富的清单项目收集来源往往是那些范围广泛但是不够明确的事项，如果不确认此类事项，未将其处理成具有行动步骤的真正项目，他们就会干扰你的注意力。
细分项目清单的集中常见方式：
个人/职业(个人私事和职业工作)
像对待”职业”清单哪样,认真对待你的”个人”清单,而不是等到周末空闲的时候采取查看它.很多私人事务也需要你在平日里去处理,这一点与”职业”清单中的事情是一样的.
委派给他人的项目
特定类型的项目(类似的在工作中的同一类型的多个项目,比如:”项目–待交付”)
如何在清单中列出项目和子项目,完全取决于你自己,你只需要确保自己知道变动内容的所处位置,并根据需要经常回顾,将它们清除出你的大脑.
不要把项目项目辅助资料作为项目提示信息
行动提示信息是行动清单的职责.文件柜是存放项目辅助资料的最好地点.
组织整理关于项目的想法,不要失去关于工作/主题或者话题的任何一个想法.如果项目清单,打开项目清单,把他记录在该项目相关的笔记中.
组织整理非行动性资料,主要分为三大类:
- 参考资料
- 提示信息.它们所代表的事情在当前不需要采取任何行动,但日后可能有此种需求
- 垃圾(根本不需要的东西)
参考资料
- 生活中的大部分资料都属于参考资料
- 确保你的参考资料是非行动性的资料,不要在其中掺杂行动性的”材料”,你的才考资料仅仅是你的资料库.
- 区分行动性和非行动性是非常重要的第一步
- 第二部则是确定这些信息的潜在用途,以及应以何种方式存储在什么位置.
将来/也许类事情的管理
这里事务是记录那些你可能在以后需要付诸行动的事情,比如打算将来进行的一次次旅行、需要阅读的书籍等。
在罗列”将来/也许”清单的时候,你可能会发现,以前罗列在这个清单上的一些事情已经快要实现了,而你可能为可以为此进行过努力.如果你相信”想象会改善人的认知和行为”,那就不难理解”将来/也许”清单时如何在潜移默化中影响你的工作和生活了.
罗列清单的过程本身,就会让你对自己所期待的事情有更更加清楚的认识和准备,也会促使你在日常生活中想这些目标努力.
“将来/也许”两个重要来源
- 为你创造性的想象力列一个清单
- 重新评估当前进行中的项目.(如果你通过审慎的思考发现,”项目”清单中的某项内容可能在未来的几个月中度不会实行,就可以考虑把他放到”将来/也许”清单中.
“将来/也许”的特殊类型
- 食品–秘方/食谱/餐馆/葡萄酒等
- 子女–要和子女一起做的事情
- 想读的书
- 想看的电影
- 关于礼品的一些想法
- 想要浏览的网站
- 周末的外出旅行
- 想法—五花八门(因为你不清楚应该归属于那个类别)
如果你无法定时对”将来/也许”清单保持关注,并且头脑清醒地思考其中的内容,那么”将来/也许”清单也就丧失了它存在的价值.
日程表记录的事情
- 提醒自己开始落实某个项目
- 需要提前着手准备的特殊活动(产品发布/筹款募捐)
- 需要做前期准备的常规活动(年会/计划活动/会议)
- 重要的纪念日(生日/周年纪念等)
- 你可能想要参加的活动
- 提醒自己做决定
- 雇佣/解雇
- 换工作/职业
- 可能发生的战略转向
- 提醒自己开始落实某个项目
核查清单:创造性和建设性提示
就本质而言,我们讨论过的任何提示清单或类别都是核查清单,因为它们的功能是提供核查或审查事项,以确保你不会在该领域遗漏事项.
核查清单普遍含义是指列出某个主题、程序或者某种关注/行动领域的内容,供你在特定时间或参与特定类型行动的任何时间使用
很多时候,个人管理系统的价值仅在于可以确认特定领域的状况良好,不需要添加或改变任何东西.
在你对某项工作足够熟悉以前,你都需要某种形式的核查清单来帮助你抓住工作的重点.
在情况快要拾取控制的时候,我会暂时开一张清单,上面写着我不得不处理的任务,知道情况重新得以控制.
回顾阶段:保证系统的有效运行
回顾的重要性:假如你有一个电话清单,但是如果有一些你必须要打的电话却没有被列在这个清单上,你的大脑就不会再相信这个电话清单,从而导致你的大脑在完成这个地脑力要求的活动时也无法赶到轻松.结果,你的大脑不得不重新担负起记忆/加工处理和提醒的责任,从而又像以前一样低效运转.
要回顾哪部分内容?在什么时候进行?
- 只要你保证在适当的时间查阅适当的资料,那么每天的回顾检查时间可能仅仅只有几秒钟而已.
首先看一看你的日程表
- 查看最频繁的应该是你的日程表(或者每日备忘录),这样你能看到哪些是当天必须进行的工作.这样你就了解当日的时间和空间要素.
然后看一看你的行动清单
- 当你检查了所有对时间有严格要求的活动,并对他们进行了适当的安排之后,接下来你该浏览的是对应当前情境的行动清单.
- 并不意味着你要完成清单上所有的内容.仅仅需要结合当前的时间长度/自己的精力等,选择一个合适的行动,并将其执行.你应该充满自信:自己绝不会遗漏任何重要的东西.
- 如果日程表和行动清单可靠而没有问题,每天的工作中只查看这两样东西就足够了.
根据情境选择恰当的回购内容.
更新你的系统
保证你的系统是值得信赖的,关键一点就是定期以更高的视点检视自己的内心,并对系统进行更新.如果长时间没有更新系统,系统会远远落后于客观情况,更新一次系统将耗费大量的时间和精力.并且如果系统远远落后于客观情况,你的大脑就不得不把大量精力浪费在”记忆”/“回忆”之类低级的工作上.
每周回顾的重要性
- 大多数人都有这样一种倾向:放任自己纠缠于大量超过自己处理能力的事务.
- 每周回顾让你在面对潮水般涌来的事务时,始终记得最要紧的工作/最重要的目标/把握住自己的方向.
什么是每周回顾
每周回顾是为了再次清空大脑并为未来几周确定方向而采取的行动.他执行了工作流程管理阶段—-收集/理清/组织/回顾所有那些待定的承诺/意图和倾向—-知道你能够确认”我目前已经完全掌控了我没有处理的一起事情,一点我决定处理,马上就可以付诸行动.”
实现这个牧宝需要三个举措:确认/更新和创新.
确认
确认即确保你手机的所有东西都得到处理.
- 收集散落的纸片和材料.
- 清空收集工具.检查所有的日志/会议记录/记事本/日程表等工具,严格要求自己收集/处理你所遇到的一切有关交流/工作/创意信息的记录,同事清理掉没用的垃圾.
- 清空大脑 吧大脑中的一切事情都写下来,包括新的项目/行动/等待事宜/未来要完成的事情,以及所有尚未补货和理清的事务.
更新
更新即确保你的所有定向”地图”或清单经过审查并保持最新.
- 回顾”下一步行动”清单
- 回顾过往的日程表数据.检查两三周之前的详细项目,搜集未完成或紧急行动项目/参考信息等资料,重新将他们纳入你当前的系统中.
- 回顾即将到来的日程.浏览一下将来的事务安排情况.”长期的和短期的”确保对即将发生的事情和约会做出安排和准备.你的日程表是可以定期回顾的最佳核查清单之一,可以借此回避最后一分钟的压力.
- 回顾等待清单.是否有必要采取任何跟进行动?
- 回顾”项目”(和更大成果)清单.逐一评估所有的项目/目标和愿景,一确保你目前的管理系统没有遗漏任何一个需要采取行动的项目.
- 回顾任何相关的核查清单.基于你的各种约定/利益和职责,是否有你需要和想要但尚未完成的其他事宜?
创造
随着你实现了确认和更新,创造部分在一定程度上可以自动发生,你将很自然地形成某些想法和观点,令你的工作和思考增值.
回顾”将来/也许”清单.核查其中哪些内容变得更值得关注/更有行动价值,将其转化为项目;删除已经存在很久的项目内容;在清单中你那个添加刚刚考虑到的可能发生的新情况.
收集你的奇思妙想和新奇的点子.
进行回顾的时间和地点.每周回顾是非常关键的,你有必要为他建立一个合适的环境/准备合适的工具,并逐渐养成习惯.一个合适的工作环境会使你定时会不变得轻而易举—你可以把更多的精力放在具体事情的处理上.
思考是工作和生活的精髓,同事也是最难做到的事情.帝国的创建者们争分夺秒地认真思索时,其他人却在嬉戏.如果你不是自觉地去努力开启这种自我指导的思维过程,那么你就是在想懒惰屈服让步,你将永远丧失自己控制生活的能力.
大局的回顾
某些时候,你必须刚清楚自己的宏观目的/长期目标,以及从根本上对自己决定其推动/评估和排序作用的愿景和原则
当你在”地面”和”1楼视野”层面上能够更快地处理问题时,你自然就会有时间去思考其他更高层面的问题了,因为这样才能让你的头脑获得真正的清静.
- 其实,我们往往可以从一个新角度来审视我们的愿景/价值观和目标.不过,以我的经验来看,如果你认为自己未能顺利应对你为自己创建的世界,你就会拒绝和自己对话.改变你心中的一个目标或愿景需要多久?如果要改变的话,不要太久.让你相信可以实现自己承诺的结果需要多久?我的经验是,至少需要两年时间来执行这种方法,并使之成为一种习惯,才能达到这种程度的自信.
执行阶段:选择最合适的行动
三个对行动的决策过程极有帮助的评估方法:
- 确定某一时刻具体行动的”四标准法”
- 评估每日工作的”三分类法”
- 总体检视工作的”六层次法”
确定某一刻具体行动的”四标准法”
情境
- 根据情境而分类整理的行动清单,可以在你选择行动的时候减少大量不必要的选项.(避免耗费精力从一个混合清单中挑选当前可以做的行动)
- 根据相应的情境来对行动提示内容进行分类的另一个好处是:让你不得不在处理事务的时候就决定其下一步行动.(你在确定清单的时候,必须确认行动的具体内容.)
有多少时间
根据时间把重大的事情和琐碎的事情分开,在碎片时间做哪些琐碎的事情.提高效率
要多少精力
- 建议时刻带一份小事清单:上面列出的都是一些花费极少精力或者创造力就能完成的事情.当你精神疲惫/体力不支时,就可以拿出这份清单来执行.
- 如果在你感到疲惫不堪时却面对这样一番景象—-需要阅读的资料杂乱无章,各种票据摆满书桌,归档系统毫无条理,工作蓝里更是一团乱麻—-这会让你感到有大量的等待整理和组织的工作;还会让你干男爵更糟糕,心情更加郁闷,让你根本无法完成任何事情.提升士气最好的方法就是完成某些工作,所以,经常留一些轻松的小事在手头上吧.
- 重要性
评估每日工作的”三分类法”
在一天中的工作中,在任何一个时间点,你所进行的活动不外乎以下三种:
- 执行事先安排好的工作.
- 处理突发事件.
- 安排自己的工作.
人们更倾向于处理意外之外的事情或者紧急状况,而不愿意着手处理/组织/回顾以及品你咕咕那些并不明了的工作.人们很容易陷入”忙碌”和”紧急”的状态之中,特别是当你的办公桌/电子邮箱以及大脑中堆积这大量尚待处理的问题时.
在我们的生活和工作中,大多数事情都是不期而至的,通常,他们都自然而然地成为当前最重要的事情.这些紧急的情况都可以理解.然而,当你没有对清单上的其他工作进行重新查看和评估时,你的焦虑情绪就会不断增加.只有在你清楚楚地知道所有你”应该执行却尚未执行的工作”时,这种焦虑才不会继续困扰你.
如果你盲目的然那个自己忙于处理随时冒出的突发事件,结果就只能导致自己精神沮丧和焦虑不安.而人们经常将压力和效率低归罪与这些”意外的事件”,但如果你清楚地认识到那些事情是你做的,哪些事情是你将要做的,”意外的事件”就只不过是发挥创造力和特长的好机会而已.
许多人借口处理这些不断出现的突发事件,来逃避安排工作,管理清单的责任.特别是当你个人管理系统失去控制的时候,往往更容易请先倾向于应付手头上那些实际并不十分重要的事情.我们经常以此为借口逃避堆积如山的工作.
在现实生活中,干扰和打断是难以避免你的.当你能够熟练地/快速地分析处理突发事件,并学会利用各种零碎时间来完成行动的时候,你就可以再不同的任务之间敏捷地切换了.
研究证明你无法真正的做到多重任务化,无法在同一时间有意识地专注以一件以上的事情;如果你试图这么做,他就会显著削弱你的执行力.
为了让自己在面你对突发事件是知道该如何处理(是丢在工作篮中,还是打断手头的工作立刻处理),你需要全面/深入地了解自己的所有任务几期兼容情况.达到这一境界的唯一途径就是,在多个层面上,对生活和工作进行正确的评估.
总体检视工作的”六层次法”
- 5楼视野:人生.
- 4楼视野:长期展望(3-5年)
- 3楼视野:1-2年的目标
- 2楼视野:关注和责任范围
- 1喽视野:当前的工作
- 地面目前的行动.
每一层次都是其上一层次的具体和细化,并未上一级提供给服务和支持(计算机网络???!!!!).换句话说,每一层次从都服从于上一级,越上面的层次,重要性越高.
如果你打算打一个电话,而这个电话与你的生活目标或者价值观发生冲突,那么这时你就应该毫不迟疑的维护自己的立场,取消这个行动.如果你的功能工作安排无法让你实现自己的短期目标,那么你就有必要重新考虑工作的重点和职责.
去的成功过的最佳场所是你目前的位置以及现在的工作.
完成一切,并且对此感觉良好,这要求你主动认知和适当处理进入你意识生态系统的所有任务.想要掌握摆脱压力,提高效率的艺术,这一点是不可或缺的.
采用自下而上的工作方式的首要原因就是,这种方式能够够让你清除内心的烦扰,释放受困的心灵.让你有精力去关注那些更有意义/更重要的方面.同时,这种方法还具备高度的适应性和自由度,无论你处理什么事情,它都会让你更有效率.
你考虑最多的事项就是你需要处理的最重要的事情.你认为它不不应该占据你的大脑,这是事实,但此时无关紧要.它存在,而且有其存在的理由.如果此时你考虑最多的就是这件事情,那么以某种方式进行处理句式你的”1号任务”.一旦你处理了关注事项,就会感到如释重负,从而看你到你真正的关注事项.
不要担心哪种层次的视野或者哪种生活内容是最优先处理对象,只管处理当前的情况.一旦这么做,你会更有效地发现并解决对你而言真正重要的事项.
虽然”五楼视野”(目标和原则)是最高的层次,但是经验告诉我,只有我们充分了解和实施了其他各个层面的工作(特别是”地面”和”1楼视野”高度的事务),我们才可能获得更大的自由度/更丰富的资源,去关注和发展那那些更重要的工作.
地面
首先你需要保证行动清单完整无缺,这本身就可能是一项十分艰巨的任务.
如果你收集到的日程表以外的”行动”和”等待”事项总数不超过50个,那么你的收集可能还不彻底.
1楼视野
完成你的项目清单.这个清单应该包含所有需要一步以上的行动才能够完成的事情.
如果你将生活和工作中所有想要完成的事情都列入了这个清单,你就会发现其内容要比你想象的多,而这是你原来没有意识到的.仅仅是创建这样一个”项目”清单,就会让你清楚地知道,一旦你有了时间,你就应该做哪些事情.通常,在对”项目”清单的内容进行更新的时候,人们会发现又几件可以推动项目进展的事情是非常容易完成的,可以立即实施或者列入你的行动清单.
2楼视野
这一层次是”目前的职责”,也是我希望以适当的标准维护的生活领域.(你在扮演何种角色?从职业角度来讲,这个层次是关于你当前的职位和工作的.从个人角度看,这个层次包含了你在家庭/社区扮演的角色,当然还应该包含你对自己的认知)
我建议你建立一个”焦点领域”的清单,你可能会将这个清单分为”职业”和”个人”两个方面,以便用于在回顾的过程中使用.这个清单不像”项目”清单那样需要那你进行每周一次的回顾,他会在更长的时间周期中发挥作用.这个清单可以每一到三个月回顾一次,以帮助你启动新的项目,具体时间间隔要视具体”领域”的情况变化速度确定.
想要确定”重要性”和”优先级”,前提条件是掌握所有的事务而且需要对其在多个层次上进行思考和归纳.如果你能够建立一个”工作职责内容”的核查清单,并保持其时效性,你在工作中就会感到比别人更轻松,控制力更强.
3-5楼视野
在这里,我们依然要整理出一个清单[尤其是在顶层(目标和原则),可以对监测和纠正行为进行持续校准],但是其内容是关于”我现在要达成什么目标,我如何才能达成这个目标”.这其中会包含:你一年内的工作目标(三楼视野),三年的职业规划和个人价值(4楼视野),还有你人生的目标(5楼视野).
凭直觉想象一下,12-18各月后你想要打到的境况:那时你的工作会是什么样的?那时的工作状况会引发哪些内容?要尽量具体,要考虑方方面面的细节,然后你就会了解到,为了达成这一目标,妮子啊跟个人方面需要作出哪些牺牲,要对目前的状况和自己的状态作出哪些调整.个人角度可能会考虑这样一些事情:”我的事业可能停滞不前,除非我向老板娘阐明我个人的志向”‘.
在进行这一层次的思考时,你应当已经将其他从层次的事务完全清理完毕,并且安排得井然有序了.就算是在最基本的层次,有件很小的事情没有处理,他会牵扯你的精力,让你感到不舒服.
学会控制项目
实际上我们所有人都应该在生活和工作方面进行更多的,更频繁的非正式计划.这种做法会打打降低我们的心理压力,并能以极小的代价换来巨大的回报.对于你所参与的各种项目和情形,也许你能够理清其结果和下一步行动步骤,但有时那你会觉得有必要增进你对它们的了解,进行过更具创造性的思考,并明确其执行过程.
哪些项目需要你进行计划
项目清单里的大多数项目,都不需要你进行刻意的”计划”,这些项目路只需要你在大脑里过一下,自然而然就会得到下一步性行动.
需要安排策划的行动:
- 那些你已经决定了下一步行动,却仍然吸引你注意力的事情;
- 那些意外冒出的新点子或临时出现新细节的项目